Protection des données

Déclaration de confidentialité de l'ÖVKG

Nous prenons très au sérieux la protection des données à caractère personnel et, par conséquent, la protection de votre vie privée. Nous souhaitons vous expliquer ici comment nous protégeons vos données et ce que cela implique pour vous lorsque vous utilisez nos services personnalisables. Afin de garantir la meilleure protection possible de votre vie privée, il va de soi que nous respectons toutes les dispositions légales actuelles et futures en matière de protection des données.

Qui est responsable du traitement des données et à qui puis-je m'adresser ?

Le responsable du traitement est :

ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH

Wohllebengasse 12-14/5e étage/ Top 5.3

1040 Vienne

Directeur général : Dr Julius Heintz

E-mail : impressum@oevkg.at

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse suivante :

ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH

Délégué à la protection des données

Wohllebengasse 12-14/5e étage/ Top 5.3

1040 Vienne

E-mail : datenschutz@oevkg.at

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel concernées sont des informations qui peuvent vous être attribuées individuellement. Il s'agit par exemple des données d'identité (nom, adresse et autres coordonnées, date et lieu de naissance ainsi que nationalité), des données d'identification (par exemple, les données de la carte d'identité) et des données d'authentification (par exemple, la signature). Il peut également s’agir de données relatives à des ordres (par exemple, un ordre de paiement), de données issues de l’exécution de nos obligations contractuelles et d’informations sur votre situation financière (par exemple, justificatif financier dans le cadre d’un visa pour la Russie).

Quelles sont les sources et les données que nous utilisons ?

Nous traitons les données à caractère personnel que nous recevons de votre part, en tant que client, ou d’autres personnes concernées dans le cadre de notre relation commerciale. En outre, nous traitons – dans la mesure où cela est nécessaire à la fourniture de nos services – les données à caractère personnel qui nous sont transmises à titre licite par d’autres entreprises de la société ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH (par exemple : la DVKG Deutschen Visa und Konsular Gesellschaft mbH) ou par d’autres tiers (par exemple, des entreprises invitantes) pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Nous enverrons aux personnes dont les données à caractère personnel sont transmises par des tiers à ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH un message électronique à l’adresse e-mail indiquée, précisant i) quelle personne a procédé au traitement et ii) un lien direct vers la déclaration de confidentialité de la société ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH.

À quelles fins traitons-nous vos données (finalité du traitement) et sur quelle base juridique ?

Nous traitons les données à caractère personnel conformément aux dispositions légales, principalement le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG),

• sur la base de votre consentement (art. 6, al. 1a du RGPD)

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous avez fournies pour l’exécution du contrat conclu avec vous. Dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement au traitement de données à caractère personnel à des fins spécifiques, la licéité de ce traitement repose sur votre consentement. Le consentement au traitement des données à caractère personnel est donné pour une ou plusieurs finalités spécifiques. Le consentement donné peut être retiré à tout moment. Cela vaut également pour le retrait des déclarations de consentement qui nous ont été données avant l’entrée en vigueur du RGPD, c’est-à-dire avant le 25 mai 2018. La révocation d’un consentement ne prend effet que pour l’avenir et n’affecte pas la licéité du traitement des données effectué jusqu’à la révocation. Veuillez adresser votre révocation à

ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH

Objet : Révocation

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1040 Vienne

E-mail : datenschutz@oevkg.at

Nous tenons toutefois à souligner que les commandes en cours de traitement et interrompues suite à la révocation du consentement ne pourront pas être exécutées.

• pour l'exécution des obligations contractuelles (art. 6, al. 1, point b) du RGPD)

Le traitement des données à caractère personnel a pour but la fourniture et la médiation de services consulaires dans le cadre de l’exécution de nos contrats avec nos clients ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de ces derniers. Les finalités du traitement des données dépendent en premier lieu du produit concerné (par exemple, demande de visa, légalisation, demande de formulaire A1, immigration) et peuvent notamment inclure des analyses des besoins et des conseils.

Qui a accès à mes données ?

Au sein de la société ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH, les services qui ont besoin de vos données pour remplir nos obligations contractuelles y ont accès. Les prestataires de services et auxiliaires d’exécution auxquels nous faisons appel peuvent également recevoir des données à ces fins. Il s'agit d'entreprises appartenant aux catégories suivantes : services consulaires (par exemple, obtention d'invitations, traductions), services informatiques, logistique, services d'impression, télécommunications, conseil, ainsi que vente et marketing.

En ce qui concerne la transmission de données à des destinataires extérieurs à la société ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH, nous sommes, en tant que prestataire de services consulaires, tenus à la confidentialité concernant toutes les données relatives à nos clients. Nous ne transmettons des informations sur nos clients que si des dispositions légales l’exigent ou si cela est nécessaire à l’exécution du contrat. Dans ces conditions, les destinataires des données à caractère personnel peuvent être, par exemple :

• Consulats / ambassades. Nous attirons votre attention sur le fait que les pays tiers comprennent également des pays pour lesquels il n’existe pas de décision d’adéquation de l’UE et avec lesquels il n’y a pas d’accord régissant le traitement des données.
• Entreprises chargées de l’obtention des invitations. Ces entreprises peuvent également avoir leur siège dans des pays tiers hors de l’UE. Nous attirons votre attention sur le fait que les pays tiers comprennent également des pays pour lesquels il n’existe pas de décision d’adéquation de l’UE et avec lesquels il n’y a pas d’accord régissant le traitement des données.
• Autorités autrichiennes (par exemple, gouvernement régional, Chambre de commerce)
• Prestataires de services logistiques auxquels nous faisons appel pour remplir nos obligations contractuelles.
• Partenaires dans le domaine des cartes de crédit (par exemple AirPlus, American Express). Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que vos données de carte de crédit (c'est-à-dire les données d'identification et de paiement) ne sont pas collectées ni gérées par l'ÖVKG. La gestion des cartes de crédit (service de paiement) est assurée par la société HOBEX AG, dont le siège social est situé Josef-Brandstätter-Straße 2b, 5020 Salzbourg. www.hobex.at
• Prestataires auxquels nous faisons appel dans le cadre de nos obligations contractuelles.
• Les autres destinataires des données peuvent être les organismes pour lesquels vous nous avez donné votre consentement au transfert de données. Nous utilisons vos coordonnées et votre adresse e-mail pour vous fournir des informations concernant le traitement de votre demande de visa. Nous utilisons votre adresse e-mail pour vous informer des changements pertinents concernant la réglementation en matière de visas et nos propres services. Si vous souhaitez un autre moyen de communication, veuillez nous en informer.

Remarque importante

Ces destinataires utilisent les données que vous leur avez transmises, tout comme pour les demandes déposées par voie papier, exclusivement sous leur propre responsabilité et conformément à la législation qui leur est applicable. Nous attirons votre attention sur le fait que les pays tiers peuvent souvent être des pays dont le niveau de protection des données est inférieur à celui de l’UE, pour lesquels il n’existe pas de décision d’adéquation de l’UE et avec lesquels il n’existe aucun accord régissant le traitement des données.

Les données sont-elles transférées vers un pays tiers ou une organisation internationale ?

Un transfert de données vers des entités situées dans des États hors de l’Union européenne (dits « pays tiers ») a lieu dans la mesure où

• cela est nécessaire à l’exécution de vos demandes (par exemple, l’obtention d’une invitation)
• cela est prescrit par la loi (par exemple, obligation de déclaration fiscale)
• vous nous avez donné votre consentement.

Nous attirons votre attention sur le fait que les pays tiers peuvent souvent être des pays dont le niveau de protection des données est inférieur à celui de l’UE, pour lesquels il n’existe pas de décision d’adéquation de l’UE et avec lesquels il n’existe pas d’accord régissant le traitement des données.

Combien de temps mes données sont-elles conservées ?

Nous traitons et conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales. Lorsque les données ne sont plus nécessaires à l'exécution d'obligations contractuelles ou légales, la politique de suppression suivante s'applique :

• Les données relatives aux commandes et les informations liées à la finalité de chaque commande sont automatiquement et intégralement supprimées au bout de 4 ans. Vous avez toutefois la possibilité de sauvegarder vous-même vos commandes pour une durée plus longue, moyennant des frais.
• Les profils des voyageurs font l’objet d’un courrier après 4 ans d’inactivité. Le titulaire du profil a alors le choix entre la suppression ou le maintien de son profil. S’il opte pour la suppression, le profil ainsi que les commandes et demandes associées sont intégralement supprimés.
• Les titulaires de comptes utilisateurs reçoivent un message après 4 ans d’inactivité. Le titulaire du compte utilisateur a alors le choix entre la suppression ou le maintien de son compte utilisateur. S’il opte pour la suppression, le compte utilisateur ainsi que les profils des voyageurs, les commandes et les demandes qui y sont associés seront intégralement supprimés.
• Si vous souhaitez que votre compte utilisateur soit supprimé en dehors de cette procédure régulière, veuillez en faire la demande en indiquant votre nom et votre adresse de contact :

ÖVKG Visa und Konsular Gesellschaft mbH

Objet : Suppression du compte utilisateur

Wohllebengasse 12-14/5e étage/ Top 5.3

1040 Vienne

E-mail : datenschutz@oevkg.at

Nous attirons votre attention sur le fait que la suppression des données peut être limitée par des obligations légales de conservation (notamment l'article 11, paragraphe 2, de la loi autrichienne sur la TVA de 1994 [UStG 1994]), auxquelles nous sommes tenus de nous conformer. Dans ce cas, les données concernées sont bloquées, c'est-à-dire qu'elles ne sont utilisées que pour remplir les obligations légales. Par ailleurs, les tribunaux, les autorités chargées de l'application de la loi ou d'autres autorités désignées par la loi peuvent, le cas échéant, consulter des données ou exiger des informations sur une base légale.

Quels sont mes droits en matière de protection des données ?

Toute personne concernée dispose, lorsque les conditions légales sont remplies :

• du droit d’accès conformément à l’article 15 du RGPD,
• le droit de rectification prévu à l’article 16 du RGPD,
• le droit à l’effacement prévu à l’article 17 du RGPD,
• le droit à la limitation du traitement prévu à l’article 18 du RGPD,
• le droit d’opposition prévu à l’article 21 du RGPD ainsi que
• le droit à la portabilité des données prévu à l’article 20 du RGPD.

Il existe en outre un droit de recours auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (article 77 du RGPD). L’autorité de contrôle compétente pour l’ÖVKG est :

Autorité autrichienne de protection des données
Wickenburggasse 8
1080 Vienne

www : https://www.dsb.gv.at/home

Vous pouvez à tout moment révoquer le consentement que vous nous avez donné pour le traitement de vos données à caractère personnel. Cela s'applique également à la révocation des déclarations de consentement qui nous ont été données avant l'entrée en vigueur du RGPD, c'est-à-dire avant le 25 mai 2018. Veuillez noter que la révocation ne prend effet que pour l'avenir. Les traitements effectués avant la révocation ne sont pas concernés.

Existe-t-il une prise de décision automatisée ?

Pour établir et mener à bien la relation commerciale, nous n’utilisons pas de prise de décision entièrement automatisée au sens de l’article 22 du RGPD.

Remarques et particularités du site web

Sécurité, technologie SSL

L’ÖVKG a pris des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel, notamment contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées. Ces mesures de sécurité sont adaptées en permanence en fonction des évolutions technologiques. La transmission de données à caractère personnel entre votre ordinateur et notre serveur s'effectue systématiquement de manière cryptée (protocole SSL, Secure Socket Layer).

Cookies

Lorsque vous consultez nos sites Web, il peut arriver que nous enregistrions des informations sous la forme d’un « cookie » sur votre ordinateur. Les « cookies » sont de petits fichiers texte copiés par un serveur web sur votre disque dur. Ils contiennent des informations qui pourront être lues ultérieurement par un serveur web du domaine dans lequel le cookie vous a été attribué. Les cookies ne peuvent ni exécuter de programmes ni installer de virus sur votre ordinateur.

Nous utilisons uniquement des cookies de session, qui sont nécessaires pour assurer la cohérence de votre visite, c'est-à-dire pour garantir, par exemple, que vous n'ayez pas à vous reconnecter et que vos préférences ou autres informations déjà saisies dans le cadre du processus de demande soient conservées pendant la session. De plus, nous avons besoin de cookies de session pour garantir qu’un service spécifique sur lequel vous avez cliqué soit associé à votre demande.

Aucun cookie de suivi, tel que Google Analytics, un service d’analyse Web de Google Inc. (« Google »), n’est utilisé.

Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies. Vous pouvez toutefois généralement configurer les paramètres de votre navigateur pour que les cookies soient refusés. Si vous refusez les cookies, il se peut que vous ne puissiez plus utiliser certaines fonctionnalités du site web. Si vous acceptez les cookies, vous pouvez les supprimer ultérieurement. Si vous supprimez les cookies, tous les paramètres contrôlés par ces cookies seront effacés et ne pourront peut-être plus être restaurés.

Dernière mise à jour – 11 mai 2018